AMLR komt eraan en wachten tot 2027 is geen goed plan

Betekent dit dat je volgend jaar simpelweg je Wwft-beleid moet aanpassen? Nee. Dat is misschien wel de belangrijkste boodschap die we kantoren nu willen meegeven. De AMLR raakt namelijk niet alleen je beleid op papier, maar je hele Wwft-proces: van de manier waarop je een nieuwe klant accepteert tot de software waarin je vastlegt waarom een cliënt een bepaald risicoprofiel heeft gekregen. Wachten tot 2027 is dus geen goed idee.

Wat is de AMLR?
De AMLR staat voor Anti-Money Laundering Regulation en is onderdeel van het nieuwe Europese pakket tegen witwassen en terrorismefinanciering. Omdat het een Europese verordening is, gelden de regels vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks in alle EU-lidstaten.

De basis blijft voor Nederlandse kantoren herkenbaar. Je doet cliëntenonderzoek, beoordeelt risico’s, monitort de klantrelatie en grijpt in wanneer daar aanleiding toe is. De regels worden echter op verschillende onderdelen uniformer en gedetailleerder. Ook wordt het nog belangrijker dat je kunt aantonen wat je hebt gedaan. Waarom heb je bepaalde informatie opgevraagd? Welke risico’s heb je vastgesteld? Waarom heeft een cliënt een bepaalde risicoclassificatie gekregen? En wat heb je gedaan om die risico’s te beheersen?

Wat verandert er concreet door de AMLR?
Hoewel nog niet alle technische standaarden en richtsnoeren definitief zijn, weten we al behoorlijk veel. De AMLR zelf is immers al vastgesteld. Een aantal veranderingen is voor kantoren extra belangrijk:

• Vaste maximale termijnen voor cliëntreviews. Bij cliënten met een hoger risico moet de cliëntinformatie uiterlijk na één jaar opnieuw worden geactualiseerd. Voor andere cliënten geldt een maximale termijn van vijf jaar. Verandert er tussentijds iets relevants? Dan kan eerder een nieuwe beoordeling nodig zijn.
• Meer uniforme eisen aan cliëntenonderzoek. De AMLR legt op Europees niveau gedetailleerder vast welke informatie je moet verzamelen en controleren over onder meer de cliënt, vertegenwoordigers, UBO’s en het doel en de aard van de zakelijke relatie.
• Meer aandacht voor UBO’s en zeggenschap. Je moet kunnen vaststellen wie uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft. Daarbij gaat het niet alleen om rechtstreeks aandelenbezit, maar ook om indirect eigendom en zeggenschap via andere middelen.
• Doorlopende monitoring wordt belangrijker. Het cliëntenonderzoek stopt niet nadat een klant is geaccepteerd. Tijdens de hele klantrelatie moet je blijven beoordelen of transacties en ontwikkelingen passen bij wat je over de cliënt, diens activiteiten en diens risicoprofiel weet.
• Dossiers moeten goed reconstrueerbaar zijn. Niet alleen de uitkomst telt. Je moet ook kunnen laten zien welke informatie je hebt gebruikt, welke risico’s je hebt vastgesteld en hoe je tot een bepaalde beoordeling bent gekomen.
• Uitbesteden betekent niet dat je verantwoordelijkheid verdwijnt. Gebruik je externe software of een andere partij voor onderdelen van het cliëntenonderzoek of de screening? Dan blijft jouw kantoor verantwoordelijk voor de naleving van de AMLR.

Dat betekent nogal wat voor de praktijk. Een vinkje bij ‘laag risico’ in een cliëntdossier is straks dus niet voldoende als niemand meer kan achterhalen waarom die beoordeling ooit is gemaakt.

‘Eventjes’ het Wwft-beleid aanpassen dan maar?
Veel van onze klanten hebben hun Wwft-beleid inmiddels behoorlijk goed op orde en maken zich daarom niet zo veel zorgen. Tijdens gesprekken horen we regelmatig dat ze ‘het handboek wel aanpassen’ zodra alle praktische uitwerkingen bekend zijn.

Dat klinkt logisch, maar in dit geval is dat niet de beste aanpak. Stel dat je straks in je nieuwe beleid schrijft dat cliënten met een hoger risico ieder jaar opnieuw moeten worden beoordeeld. Weet je systeem dan automatisch welke dossiers aan de beurt zijn? Is vastgelegd wie de reviews uitvoert? Wat gebeurt er als er tussentijds iets verandert bij een klant? En kun je twee jaar later nog terugvinden wat tijdens de review is onderzocht en waarom jouw kantoor besloot de klantrelatie voort te zetten? Als het antwoord op die vragen nee is, lost een aangepaste alinea in je Wwft-beleid weinig op.

De AMLR raakt je hele kantoor
De voorbereiding op de AMLR gaat daarom veel verder dan alleen het herschrijven van beleid. Ook je kantoorbrede risicobeoordeling, cliëntacceptatie, UBO-verificatie en risicoclassificatie moeten tegen het licht worden gehouden. Hetzelfde geldt voor vereenvoudigd en verscherpt cliëntenonderzoek, PEP- en sanctiescreening, transactiemonitoring en de procedures voor meldingen.

Daar komt nog iets bij: de praktijk moet aansluiten op wat er op papier staat. Medewerkers moeten weten wat er van hen wordt verwacht, software moet de juiste processen ondersteunen en beslissingen en goedkeuringen moeten achteraf reconstrueerbaar zijn. Een medewerker die een belangrijke verandering bij een cliënt niet als relevant signaal herkent, kan deze immers ook niet doorzetten voor een nieuwe beoordeling. Goede procedures werken alleen als de mensen die ermee moeten werken begrijpen wanneer zij in actie moeten komen.

Een klant verandert niet volgens jouw reviewplanning
Neem een lokale ondernemer die al jaren klant is en altijd als laag risico is aangemerkt. Zijn volgende periodieke review staat pas over twee jaar gepland. Ondertussen verandert de aandeelhoudersstructuur en stapt een buitenlandse investeerder in. Dan kun je niet simpelweg denken: mooi, over twee jaar kijken we ernaar. Zo’n relevante verandering kan aanleiding zijn om de cliëntinformatie tussentijds te actualiseren en opnieuw te beoordelen of het risicoprofiel nog klopt. Dit noemen we ook wel een event-driven review: je wacht niet automatisch op het geplande reviewmoment, maar reageert op relevante veranderingen bij de cliënt.

Ook daarop moeten je processen zijn ingericht. Want hoe komt jouw kantoor te weten dat de aandeelhoudersstructuur is veranderd? Wie ontvangt daarvan een signaal? Wie onderzoekt wat die nieuwe aandeelhouder betekent voor de UBO-structuur en het risico? En wie bepaalt vervolgens of aanvullende maatregelen nodig zijn?

Wat weten we wel en niet?
De AMLR zelf is vastgesteld. De hoofdregels waaraan kantoren vanaf 10 juli 2027 moeten voldoen, kennen we in grote lijnen. Nog niet ieder praktisch detail is echter definitief uitgewerkt. De komende periode worden verschillende onderdelen verder ingevuld. Daarnaast werkt Nederland aan de Implementatiewet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Daarmee wordt onder meer geregeld hoe het nationale toezicht eruitziet en welke positie FIU-Nederland krijgt. De huidige Wwft zal daarbij worden vervangen. Een belangrijke voorgestelde Nederlandse verandering is dat straks niet langer ongebruikelijke transacties worden gemeld, maar vermoedens van verdachte transacties. Dat is een wezenlijke verandering voor de meldpraktijk, maar nog geen geldende regel. Het Nederlandse wetgevingstraject loopt nog.

Wachten tot 2027 is geen goed plan
Je hoeft morgen niet je hele kantoor om te bouwen. Het is wel verstandig om nu al te kijken of de basis goed staat. Alles wat nu goed is ingericht, hoef je straks niet onder tijdsdruk te repareren. Hoe classificeer je cliënten bijvoorbeeld? Wanneer wordt een dossier opnieuw beoordeeld? Hoe leg je PEP- en sanctiescreening vast? Kun je achteraf reconstrueren waarom een bepaalde beslissing is genomen? Weten medewerkers welke veranderingen bij een klant aanleiding kunnen zijn voor extra onderzoek? En ondersteunt je software die werkwijze eigenlijk wel?

Kijk daarbij niet alleen naar je Wwft-beleid, maar ook naar je kantoorbrede risicobeoordeling, cliëntacceptatie, UBO-verificatie, reviewproces, transactiemonitoring, meldprocedures, opleidingen en software. Dat zijn allemaal onderdelen waar je nu al kritisch naar kunt kijken, terwijl de verdere uitwerking van de AMLR nog plaatsvindt.

We houden je de komende maanden op de hoogte
De komende periode blijven wij vanuit FCCA de ontwikkelingen rond de AMLR op de voet volgen en vertalen we deze vooral naar de praktijk. Want een Europese verordening lezen is één ding. Ervoor zorgen dat jouw kantoor er straks aantoonbaar aan voldoet, is iets heel anders.

Meld je aan voor onze WhatsApp-updates. Zo ontvang je direct bericht zodra er belangrijke ontwikkelingen rond de AMLR zijn.

Wil je weten waar jouw kantoor staat? Plan dan een gratis adviesgesprek met FCCA. We kijken samen wat goed geregeld is en waar nog werk ligt.

Plan een gratis adviesgesprek