Als je een Wwft-plichtig kantoor hebt, heb je de term PEP vast al eens voorbij horen komen. PEP staat voor Politically Exposed Person. Dit zijn niet alleen politici, maar alle mensen met een prominente publieke functie. Denk aan rechters, topambtenaren, bestuurders van staatsbedrijven of hoge functionarissen binnen internationale organisaties. Deze groep wordt binnen de Wwft als verhoogd risico gezien, omdat publieke invloed misbruikt kan worden voor corruptie, omkoping of witwassen. Daarom schrijft de Wwft voor dat kantoren bij een PEP extra alert moeten zijn.
Meer risico’s, afwegingen en vastleggen
Zodra een van de klanten van jouw kantoor als PEP wordt aangemerkt, is verscherpt cliëntenonderzoek verplicht. Dat betekent bijvoorbeeld aanvullend onderzoek naar de klant, controle van de bron van vermogen en extra monitoring van transacties. Ook moeten risico’s, afwegingen en uitgevoerde controles goed worden vastgelegd in het dossier. In de praktijk gaat dat alleen vaak mis. De PEP-screening wordt bijvoorbeeld vergeten, dossiers worden niet periodiek gecontroleerd of medewerkers herkennen signalen niet op tijd. Met alle risico’s van dien. In dit artikel lees je waar het vaak fout gaat en hoe je voorkomt dat jouw kantoor belangrijke PEP-risico’s over het hoofd ziet.
Is jouw klant een Politically Exposed Person?
Het is de verantwoordelijkheid van jouw kantoor om te onderzoeken of een klant een PEP is. In de praktijk gebeurt dat meestal via screeningssoftware, databanken en periodieke controles binnen het cliëntenonderzoek. Zeker kleinere accountants- en administratiekantoren denken vaak dat dit bij hun klanten niet speelt. Toch zien we bij FCCA steeds weer dat een PEP vaker voorkomt dan ondernemers denken. Bijvoorbeeld als een familielid van jouw klant een prominente publieke functie krijgt.
Daarom is een periodieke screening zo belangrijk
Wwft-compliance gaat niet alleen om vertrouwen of persoonlijk contact, maar om aantoonbaar risicobeheer. Zodra iemand uit jouw klantenkring als PEP wordt aangemerkt, moet jouw kantoor kunnen laten zien:
- dat het PEP-risico is herkend op basis van de PEP-definities
- wanneer de screening heeft plaatsgevonden
- welke aanvullende controles zijn uitgevoerd
- en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt
In veel dossiers ontbreekt die vastlegging volledig. Meestal is er ooit een screening gedaan bij de onboarding, maar daarna nooit meer. Ook was nergens vastgelegd waarom het risico jarenlang als laag was beoordeeld. Dat lijkt misschien een administratief detail, maar voor een toezichthouder is het dat niet.
Een gemiste PEP betekent vaak direct dat verscherpt cliëntenonderzoek ontbreekt. Denk aan onvoldoende onderzoek naar de bron van vermogen, te weinig monitoring van transacties of het ontbreken van aanvullende risicoafwegingen. En daar wordt steeds scherper op gecontroleerd, zeker als op 10 juli 2027 de Europese Anti-Money Laundering Regulation (AMLR) gaat gelden.
Wat gaat er in de praktijk vaak mis?
Bij Wwft-controles zien toezichthouders regelmatig dezelfde problemen terug:
- een PEP-screening wordt slechts één keer uitgevoerd
- dossiers bevatten geen onderbouwing van risicoafwegingen
- bron van vermogen wordt onvoldoende onderzocht
- medewerkers herkennen signalen niet
- of er ontbreekt een duidelijke escalatieprocedure
Dat laatste is belangrijk. Want als jouw kantoor een PEP-signaal herkent, moet duidelijk zijn:
- wie hiervoor verantwoordelijk is
- welke aanvullende stappen nodig zijn
- en hoe dit in een systeem wordt vastgelegd
Zonder deze structuur ontstaan kwetsbare dossiers. FCCA kan je helpen bij het opstellen van een goede escalatieprocedure met Wwft compliance en oplossingen voor kleine en middelgrote kantoren. Wij helpen je dan ook om je cliëntenonderzoek zó in te richten dat het geen eenmalige controle is, maar een continu proces. Dat is belangrijk, want periodieke reviews helpen jouw kantoor om veranderingen tijdig te signaleren en dossiers actueel te houden. En dit scheelt onderaan de streep ook veel tijd qua herstelwerk.
Een gemiste PEP kan zorgen voor boetes en schade
Veel kantoren denken bij een gemiste PEP vooral aan een administratief probleem. Maar de gevolgen kunnen veel groter zijn. Toezichthouders kijken namelijk niet alleen naar de vraag óf een PEP is gemist, maar vooral waarom. Was er geen goed proces ingericht? Werd er niet periodiek gecontroleerd? Waren medewerkers niet goed opgeleid? Dát kan zorgen voor:
- boetes vanuit de toezichthouder
- extra toezicht of herstelonderzoek
- gemiste of te late FIU-meldingen
- reputatieschade
- problemen met banken of andere ketenpartners
- en in ernstige gevallen zelfs strafrechtelijke risico’s
Wwft en PEP vragen om meer dan een vinkje
Een klant die vandaag geen PEP is, kan dat morgen wel worden. Een goede PEP-screening onder de Wwft vraagt dus veel meer dan een vinkje tijdens onboarding. Het vraagt om kritisch blijven kijken, nu en later. Dit doe je door periodiek te controleren en gemaakte keuzes duidelijk vast te leggen.
Wil je weten of jouw kantoor PEP-risico’s voldoende beheerst? FCCA helpt accountants- en administratiekantoren met praktische ondersteuning bij Wwft-screening, PEP-beleid, cliëntenonderzoek en dossierreviews.
Vraag nu een gratis adviesgesprek aan
