Nog niet al te lang geleden zaten we bij een klein administratiekantoor aan tafel, in het zuiden van het land. Twee gezellige medewerkers, een klein kantoor boven een winkelpand en een vaste klantenkring die al jarenlang binnenloopt voor dezelfde vertrouwde gezichten. Tijdens ons gesprek werd al snel duidelijk hoe persoonlijk de relaties met klanten waren. ‘We kennen iedereen hier,’ vertelde de eigenaar trots. ‘Sommigen zitten hier al langer klant dan dat mijn kinderen oud zijn.’
Wwft-beleid in het hoofd, maar niet op papier
Toen we vroegen naar het Wwft-beleid, werd het even stil. Daarna volgde een glimlach. ‘Dat hebben we eigenlijk allemaal een beetje in ons hoofd zitten’, was het antwoord. En dat zien we vaker gebeuren bij kleinere kantoren. Het vertrouwen in klanten is groot, de lijnen zijn kort en veel kennis zit in ervaring en persoonlijk contact. Alleen kijkt een toezichthouder daar héél anders naar. Die wil niet horen dat een kantoor de klanten goed kent, maar:
- zien hoe risico’s worden beoordeeld
- lezen wanneer verscherpt cliëntenonderzoek wordt uitgevoerd
- weten wie verantwoordelijk is voor meldingen
- en zien welke procedures gevolgd worden bij signalen of afwijkingen
Als dat beleid nergens schriftelijk is vastgelegd, ontstaat een kwetsbare situatie.
Wwft-beleid hoeft geen dik handboek te zijn
Veel kleine kantoren stellen het opstellen van beleid uit omdat ze denken dat het enorm ingewikkeld is. Dat beeld klopt niet. Goed Wwft-beleid hoeft geen document van honderd pagina’s te worden. Maar het moet wel minimaal duidelijk maken:
- hoe jouw kantoor risico’s beoordeelt
- hoe jullie het cliëntenonderzoek doen
- hoe jullie omgaan met de meldingsplicht
- welke interne procedures er gelden
- en wie verantwoordelijk is voor welk deel van die procedure
- hoe medewerkers worden geschoold
Er geldt een opleidingsverplichting. Medewerkers moeten voldoende kennis hebben van de Wwft en nieuwe ontwikkelingen zoals de AMLR die vanaf 10 juli 2027 grotendeel van toepassing wordt en die de Europese anti-witwasregels verder harmoniseert. Juist bij kleinere kantoren is het belangrijk om dit praktisch, begrijpelijk en werkbaar in te richten.
De rode draad in boetes en waarschuwingen
Als we kijken naar de rode draad in boetebesluiten, waarschuwingen en tuchtrechtelijke uitspraken binnen verschillende Wwft-sectoren, valt het volgende op: toezichthouders sanctioneren vooral het niet tijdig herkennen, escaleren, documenteren en melden van concrete risico-indicatoren. Bij accountants- en administratiekantoren draait dat vaak om:
- grote contante geldstromen
- betalingen in grote coupures
- opvallende vermogenssprongen
- signalen vanuit politie of FIOD
- onvoldoende aantoonbaar verscherpt cliëntenonderzoek
Het gaat daarbij lang niet altijd om bewust fout handelen. In de praktijk ontbreekt vaak vooral structuur. Signalen worden door kleine kantoren wel opgemerkt, maar niet vastgelegd. Of er is onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor vervolgonderzoek of een melding bij FIU-Nederland. Zonder beleid worden signalen niet consequent opgevolgd. En daarom is het hebben van een duidelijk en praktisch Wwft-beleid dus zo belangrijk.
‘Dat vonden we niet opvallend’
Een praktijkvoorbeeld: een kantoor krijgt tijdens een review vragen over een klant met meerdere grote contante stortingen. Voor de medewerkers voelt dat niet direct verdacht. ‘Die ondernemer werkte nu eenmaal veel contant’, is de uitleg.
Alleen wordt nergens vastgelegd:
- dat deze transacties wel degelijk zijn beoordeeld
- waarom ze acceptabel worden gevonden
- of er aanvullend onderzoek was gedaan
- wie heeft besloten dat er geen melding nodig was
Ook ontbreekt een duidelijke interne procedure voor escalatie of FIU-meldingen. Het mogelijke gevolg? Dit kantoor kan achteraf onvoldoende aantonen welke afwegingen zijn gemaakt. In een onderzoek van de toezichthouder kan zo’n gebrek aan vastlegging leiden tot herstelmaatregelen, extra toezicht of zelf eens boete.
Dit kun je vandaag al regelen
Veel kantoren denken bij Wwft-beleid aan iets groots dat “later nog wel eens moet gebeuren”. Als een berg die beklommen moet worden. Maar een paar praktische stappen kunnen al veel risico’s verkleinen. Dit zijn ze:
1. Benoem een Wwft-verantwoordelijke
Zorg dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor Wwft-zaken en wie deze rol overneemt bij afwezigheid.
2. Overweeg een overstap naar Wwft-software
Dit neemt je kantoor veel zorgen uit handen neemt. Wwft-software zoals Tikl helpt bijvoorbeeld bij tijdige (tussentijdse) controles, zodat je dit niet in je eigen agenda hoeft te plannen. Vraag hier een gratis demo over aan.
3. Richt een stop-mechanisme in
Is een cliëntonderzoek niet compleet? Of zijn er signalen die nader onderzocht moeten worden? Stop dan tijdelijk de onboarding of transactie totdat duidelijk is wat er speelt en de risico’s voldoende zijn beoordeeld.
4. Beschrijf een duidelijk FIU-proces
Wanneer moet iets worden gemeld? Wie doet dit? En hoe wordt dit vastgelegd? Een simpel stroomschema binnen jouw kantoor voorkomt veel onduidelijkheid en risico’s.
5. Regel ondersteuning voor hoog-risico dossiers
Krijg je te maken met een dossier met verhoogd risico? Zorg dan dat belangrijke beslissingen niet door één persoon alleen worden beoordeeld. Denk bijvoorbeeld aan klanten met complexe bedrijfsstructuren, buitenlandse geldstromen of opvallende transacties. Bij grotere kantoren gebeurt dit vaak automatisch via een vier-ogen-principe. Voor kleinere kantoren of eenpitters is dat lastiger te organiseren. In dat geval kan een externe compliance officer van FCCA helpen om dossiers mee te beoordelen, risico’s kritisch te toetsen en belangrijke keuzes goed vast te leggen.
6. Zorg voor centrale vastlegging
Wwft-documentatie en klantcontacten wil je niet verspreid hebben over mailboxen, losse mappen of notities. Zorg voor één systeem. Vergeet daarbij de bewaartermijn van vijf jaar niet.
7. Blijf medewerkers trainen
Wetgeving, risico’s en werkwijzen veranderen continu. Denk bijvoorbeeld aan de komst van de Europese AMLR-wetgeving die de regels rondom witwaspreventie verder gaat aanscherpen en harmoniseren. Regelmatige training en bijscholing zijn daarom niet alleen verstandig, maar ook verplicht onder de Wwft. Zo zorg je dat medewerkers risico’s en ongebruikelijke transacties tijdig herkennen en kennis actueel blijft.
Praktisch en werkbaar Wwft-beleid is geen overbodige luxe
Goed Wwft-beleid is een essentieel onderdeel van professioneel risicobeheer. Ongeacht de omvang van een kantoor. Wil je weten waar jouw kantoor nu staat? FCCA helpt accountants- en administratiekantoren met praktische Wwft-begeleiding, beleid, tools, reviews en ondersteuning bij compliance-vraagstukken.
En wil je weten of jouw Wwft-beleid voldoende aantoonbaar en werkbaar is?
Plan dan een gratis adviesgesprek!
