Een cliënt die bij de start van de relatie een laag risico vormt, hoeft dat twee jaar later niet meer te zijn. Toch wachten veel kantoren met een nieuwe beoordeling tot de volgende periodieke review. Onder de AMLR is dat niet altijd voldoende. Verandert het klantbeeld tussentijds? Dan moet je kunnen laten zien dat jouw kantoor dit signaal herkent, beoordeelt en waar nodig opvolgt.
Stel: jouw kantoor werkt al jaren voor een lokale onderneming. De structuur is eenvoudig, de geldstromen zijn herkenbaar en er zijn nooit bijzonderheden geweest. Tijdens de reguliere werkzaamheden ziet een medewerker ineens dat er een buitenlandse aandeelhouder is bijgekomen. De omzet stijgt sterk, zonder direct duidelijke bedrijfsmatige verklaring. Ook blijkt de nieuwe bestuurder nauwe banden te hebben met een politiek prominent persoon.
Geen van deze veranderingen bewijst dat er sprake is van witwassen. Maar samen kunnen ze het bestaande risicoprofiel wel volledig veranderen. Wachten tot de volgende geplande review is dan moeilijk uit te leggen. En precies daar gaat ongoing monitoring over: Klopt het beeld dat je van de cliënt heb nog?
Ongoing monitoring is niet helemaal nieuw. Ook onder de huidige Wwft moet een zakelijke relatie doorlopend worden gecontroleerd. In de praktijk wordt die verplichting alleen nog vaak ingevuld als een periodieke administratieve update: het identiteitsbewijs wordt vernieuwd, een KvK-uittreksel wordt opgevraagd en het dossier kan weer een paar jaar vooruit.
De Europese Anti-Money Laundering Regulation (AMLR) maakt scherper duidelijk dat dit niet genoeg is. De AMLR is voor de meeste meldingsplichtige entiteiten vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks van toepassing. AMLA heeft ontwerp-richtlijnen gepubliceerd waarin staat hoe organisaties hun zakelijke relaties, transacties en activiteiten gedurende de hele looptijd moeten blijven beoordelen.
Die ontwerp-richtlijnen zijn op het moment van schrijven nog niet definitief. De openbare consultatie loopt tot 3 september 2026 en AMLA wil de definitieve richtlijnen in het vierde kwartaal van 2026 publiceren. De precieze tekst kan dus nog veranderen. De richting is alleen al heel duidelijk: cliëntenonderzoek is geen momentopname.
AMLA maakt in de ontwerp-richtlijnen onderscheid tussen twee onderdelen van ongoing monitoring.
Cliëntinformatie actueel houden
Je controleert of de gegevens waarop het cliëntenonderzoek en het risicoprofiel zijn gebaseerd nog juist zijn. Denk aan de identiteit van de cliënt, UBO’s, vertegenwoordigers, het doel en de aard van de relatie, de herkomst van middelen en een eventuele PEP-status.
Transacties én activiteiten blijven volgen
Je beoordeelt of transacties, gedragingen en activiteiten passen bij wat jouw kantoor over de cliënt weet. Daarbij kijk je niet alleen naar betaalstromen. Juist bij accountants, notarissen en juridische dienstverleners kunnen wijzigingen in gedrag, opdrachten, structuren of financiering belangrijke signalen opleveren.
Die twee onderdelen kun je niet los van elkaar zien. Een opvallende transactie kun je pas goed beoordelen als het klantbeeld actueel is. En een verandering in het klantbeeld kan juist bepalen welke transacties of activiteiten extra aandacht nodig hebben.
Een goed monitoringproces bestaat dus niet alleen uit reviews die vooraf in de agenda staan. AMLA spreekt ook over event-driven reviews: een nieuwe beoordeling omdat tijdens de relatie iets gebeurt dat mogelijk invloed heeft op het risico van de cliënt.
Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in:
De belangrijke vraag is daarom niet alleen: wanneer staat de volgende periodieke review gepland? Minstens zo belangrijk is de vraag: welke gebeurtenis zorgt ervoor dat we niet tot die review wachten? Medewerkers moeten weten welke signalen relevant zijn, waar zij die vastleggen en wanneer een nieuwe risicobeoordeling of aanvullend cliëntenonderzoek nodig is.
Een notariskantoor begeleidt een ondernemer bij verschillende transacties. Enkele maanden na het eerste cliëntenonderzoek blijkt de holdingstructuur te zijn gewijzigd. Er is een buitenlandse aandeelhouder bijgekomen en een deel van de financiering komt van een nieuwe partij. Dat zijn geen administratieve details. Het kantoor moet opnieuw beoordelen wie de UBO’s zijn, waarom de structuur is veranderd, of de financiering past bij het bekende klantbeeld en wat de herkomst van de middelen is.
Ongoing monitoring betekent hier niet dat de notaris iedere cliënt dag en nacht digitaal moet volgen. Het betekent wel dat relevante informatie die tijdens de dienstverlening beschikbaar komt als trigger wordt herkend en aantoonbaar wordt beoordeeld.
Een accountant of administratiekantoor beschikt vaak over informatie die een geautomatiseerd monitoringsysteem niet ziet. Denk aan een onverwachte omzetstijging, nieuwe buitenlandse geldstromen, opvallende contante transacties of een bestuurder die ineens in beeld komt. Juist omdat de medewerker de onderneming en haar financiële administratie kent, kan die verandering worden herkend.
De juiste reactie is niet automatisch de klantrelatie beëindigen of een FIU-melding doen. Wel moet het kantoor beoordelen of het cliëntbeeld nog klopt, of het risicoprofiel moet worden aangepast en of aanvullende informatie of escalatie nodig is.
Ook bij juridische dienstverlening die binnen de reikwijdte van de AMLR valt, kan het klantbeeld tijdens een opdracht veranderen. Stel dat een cliënt activa wil onderbrengen in meerdere buitenlandse entiteiten, er een nieuwe UBO verschijnt en de financiering anders wordt ingericht. Dan is de vraag niet alleen of de oorspronkelijke identificatiedocumenten nog geldig zijn. De inhoudelijke vraag is of de nieuwe structuur nog past bij het doel en de aard van de zakelijke relatie.
Een verandering is op zichzelf niet verdacht. Maar als dienstverlening, eigendom, geografische blootstelling of financiering wezenlijk verandert, mag het oorspronkelijke klantbeeld niet als een vaststaand gegeven worden behandeld.
Voor financiële instellingen speelt transactiemonitoring meestal een grotere rol. Een vermogensbeheerder kent een cliënt bijvoorbeeld als ondernemer die vermogen heeft opgebouwd met de verkoop van een Nederlands familiebedrijf. Komen later grote bedragen uit andere landen binnen, verschijnen nieuwe tegenpartijen en verandert de aard of frequentie van transacties? Dan moet worden beoordeeld of dit nog past bij het cliëntprofiel en de vastgestelde herkomst van het vermogen.
Een monitoringalert staat daarbij nooit op zichzelf. De betekenis van een signaal ontstaat pas wanneer het wordt beoordeeld tegen de achtergrond van wat de instelling over de cliënt, diens activiteiten en risico’s weet.
Nee.
Dat is een van de belangrijkste praktische boodschappen uit de AMLA-consultatie. De ontwerp-richtlijnen zijn technologisch neutraal. Ze verplichten niet iedere meldingsplichtige organisatie om een geautomatiseerd transactiemonitoringsysteem aan te schaffen. Monitoring kan, afhankelijk van het bedrijfsmodel, de omvang, de complexiteit en de risico’s, handmatig, semi-geautomatiseerd of geautomatiseerd worden ingericht.
Een klein accountantskantoor met enkele honderden overzichtelijke cliënten heeft immers een ander monitoringvraagstuk dan een betaalinstelling die dagelijks honderdduizenden transacties verwerkt. Maar proportionaliteit betekent niet dat voor een klein kantoor lagere normen gelden. De gekozen werkwijze moet relevante veranderingen en risico’s daadwerkelijk tijdig kunnen herkennen en escaleren.
De juiste vraag is dus niet: hebben wij hetzelfde systeem als een bank? De juiste vraag is: kunnen wij met onze processen aantoonbaar relevante veranderingen, activiteiten en signalen herkennen en tijdig opvolgen?
De definitieve AMLA-richtlijnen moeten nog worden vastgesteld. Dat betekent niet dat jouw kantoor tot 2027 hoeft te wachten. Met de volgende stappen kun je het huidige Wwft-proces nu al sterker maken.
Maak het klantbeeld concreet
Leg niet alleen vast wie de cliënt en de UBO’s zijn, maar ook welke activiteiten, landen, geldstromen en vormen van financiering je verwacht. Zonder duidelijk uitgangspunt kun je afwijkingen later moeilijk herkennen.
Bepaal welke gebeurtenissen een nieuwe beoordeling activeren
Beschrijf vooraf welke wijzigingen niet tot de volgende periodieke review kunnen wachten. Denk aan een nieuwe UBO, PEP-signaal, negatieve berichtgeving, buitenlandse geldstromen of een onverwachte verandering in omzet of financiering.
Zorg voor een duidelijke escalatieroute
Medewerkers moeten weten waar zij een signaal vastleggen, wie het beoordeelt en wanneer aanvullend onderzoek of een FIU-afweging nodig is. Een signaal dat alleen in een mailbox of in het hoofd van een medewerker blijft zitten, is kwetsbaar.
Koppel monitoring aan het risicoprofiel
Een verandering kan betekenen dat het risico gelijk blijft, stijgt of juist daalt. Leg de afweging vast en pas zo nodig de intensiteit van de monitoring en het cliëntenonderzoek aan.
Maak keuzes aantoonbaar
Niet ieder signaal leidt tot verscherpt cliëntenonderzoek of een melding. Maar jouw dossier moet wel laten zien wat is beoordeeld, welke informatie is gebruikt, wie de beslissing heeft genomen en waarom de gekozen opvolging passend was.
Kies een werkwijze die bij jouw kantoor past
Software kan helpen met screenings, signalen, reviewtermijnen en centrale dossiervorming. De inrichting mag handmatig, semi-geautomatiseerd of geautomatiseerd zijn, zolang zij aansluit op de risico’s en in de praktijk effectief werkt.
Een cliëntenonderzoek vertelt wie de cliënt is, wat je van de relatie verwacht en welke risico’s daarbij horen. Ongoing monitoring stelt daarna steeds opnieuw één eenvoudige vraag: klopt dat beeld nog?
Voor een bank komt het antwoord vaak uit transactiedata. Voor een accountant uit de financiële administratie en het klantcontact. Voor een notaris uit wijzigingen in structuren, betrokken partijen en financiering. En voor een juridisch dienstverlener uit veranderingen die tijdens een dossier of langdurige relatie zichtbaar worden.
De methode kan verschillen. Het doel niet. Een goed Wwft- of AMLR-dossier laat niet alleen zien dat de cliënt ooit zorgvuldig is onderzocht. Het laat ook zien dat jouw kantoor relevante veranderingen herkent, beoordeelt en waar nodig opvolgt.
Wil je weten of jouw huidige proces voldoende is ingericht op periodieke én gebeurtenisgestuurde monitoring? FCCA helpt accountants- en administratiekantoren, notarissen, juridische dienstverleners en vermogensbeheerders met praktische ondersteuning bij cliëntenonderzoek, risicobeoordeling, procesinrichting, training en dossierreviews.
